Umfangreiche Standardfunktionen

für Ihre individuellen Anforderungen

evidence case manager bietet umfangreiche Standardfunktionalitäten für die allgemeine Fallführung. Alle Module können genau auf Ihre spezifischen Anforderungen angepasst werden.

Unsere Fallführungs-Software kann aber noch mehr und hier liegt unsere grosse Spezialität: für die individuellen Bedürfnisse von Fachabteilungen kann evidence case manager um individuelle Fachmodule erweitert werden. Und bietet so genau das, was Sie sich schon immer gewünscht haben. Meist sogar noch mehr.
 

Basismodule im Überblick

Dossierführung: Das vollelektronische eDossier

Im Zentrum der Dossierführung steht das eDossier – die elektronische Variante der herkömmlichen Akte. Mit eDossiers strukturieren Sie sämtliche fallrelevanten Daten, Aktivitäten, Pendenzen, Personen und Firmen, Akten, Dokumente und Vorgänge sauber und legen Sie nachvollziehbar ab. Dies ermöglicht es, Beziehungen zu weiteren Dossiers, Personen und anderen Datenobjekten einfacher zu verwalten. Mit dem Berechtigungssystem können Zugriffsrechte automatisch regelbasiert oder explizit vergeben werden. Es gewährt zudem gleichzeitig, dass Datenschutzrichtlinen eingehalten werden. So lässt sich exakt definieren, wer welche Akten, Vorgänge und Dokumente einsehen darf und wer nicht. Eine Registraturfunktionalität ermöglicht die aktenplangerechte Einbindung von Informationen; etwa von eingehenden Dokumenten, e-Mails oder direkt in Textverarbeitungen erzeugten Schriftstücken.
 

Adressenverwaltung: zentralisierte Adresshaltung

evidence case manager verfügt über eine professionelle, voll integrierte Adressenverwaltung. Diese ermöglicht es, alle Daten zu Personen, Firmen, Behördenstellen und weiteren Kontakten strukturiert abzulegen und in Beziehung zueinander zu setzen. Sie erlaubt Listen, Etiketten, Formulare, Briefe zu erstellen, diese per Email direkt zu versenden, oder in den Formaten DOC/DOCX, PDF, HTML, RTF, XML, TIFF zu speichern. Ebenso steht die automatische Telefonanwahl und der Adressabgleich mit Dublettenkontrolle zur Verfügung. Alle relevanten Aktivitäten, Kampagnen, Gespräche und Korrespondenzen können der Kontaktgeschichte angefügt werden.
 

Funktionärsregister: Organisation auf Knopfdruck

Das Funktionärsregister erlaubt die Verwaltung von Organisationseinheiten und deren Struktur und bildet die Funktionen und Rollen der Mitarbeiter in dieser Organisation ab. Organisationseinheiten können in diesem Zusammenhang sowohl aufbauorganisatorische Einheiten als auch Kommissionen, Gremien oder Arbeitsteams mit speziellen Aufgaben darstellen. Sie wissen auf Knopfdruck, wer welche Rolle in Ihrer Organisation hat - und dies zu jedem Zeitpunkt.
 

Aktivitäten- und Pendenzenverwaltung: DAS Führungsinstrument

Mittels Aktivitäten und Pendenzen werden Aufträge an Personen erteilt, die einzelnen Prozessschritte dokumentiert und Dokumente zuhanden einer Personengruppe zur Stellungnahme oder Information versandt. An eine Aktivität können beliebig viele Dokumente gebunden werden. Diese können zusammen mit der Pendenz resp. Aktivität an involvierte Stellen gesendet werden. Umfassende Auswertungs- und Erinnerungsfunktionen sorgen für Übersicht und dafür, dass kein fälliger Termin in Vergessenheit gerät.
 

Dokumenten Management: Ablegen – und wieder finden

Das Document Management System verwaltet die Speicherung der Dokumente und den geregelten Zugriff gemäss den definierten Benutzerberechtigungen. Mittels Volltextsuche lassen sich abgelegte Dokumente rasch finden - entweder per Metadaten oder per Suche direkt in den Inhalten, mit Hilfe freier Suchbegriffe. Eine Versionskontrolle schafft Überblick über die einzelnen Fassungen oder Bearbeitungsstufen eines Dokuments. Ein Check-in und Check-out von Dokumenten vereinfacht deren Bearbeitung; es ist jederzeit bekannt, wer gegenwärtig welches Dokument bearbeitet. Scanner-Anbindung, idealerweise mit OCR-Unterstützung (Texterkennung) beschleunigt die Einbindung eingehender Dokumente. Das vollintegrierte DMS sorgt für einen flüssigen Betrieb.
 

Workflow: Abläufe beschleunigen

Mit standardisierten Fallführungs-Lösungen lassen sich viele Aufgaben direkt erledigen. Aber nicht alle – darum sollte sich eine gute Lösung den individuellen Gegebenheiten einfach anpassen lassen. Das evidence Workflow-Modul unterstützt einerseits vordefinierte, strukturierte Abläufe und bildet andererseits individuelle und "Adhoc-Workflows" nachvollziehbar ab. Wiedervorlage- und Termin-Funktionen sorgen dafür, dass kein Vorgang in Vergessenheit gerät – und ermöglichen es, Zeitlimiten oder standardisierte Durchlaufzeiten für einzelne Bearbeitungsschritte zu definieren und zu überwachen.
 

Schriftguterstellung evidence eDoc: dynamisch Schriftstücke generieren

Repetitives Schriftgut zu erstellen, absorbiert kostbare Zeit - Zeit, die man sinnvoller in den Dienst am Kunden oder Bürger investiert. Die Schriftgut-Automatisierung mit evidence eDoc löst die individuellen, oft versionsbezogenen Word-Vorlagen ab. eDoc bietet den Benutzern prozessbezogen stets die richtige Vorlage an und stellt diese dynamisch aus Vorlagenelementen bereit. CI-Richtlinien und Verwaltungsnormen werden automatisch eingehalten. Sämtliche Dokumente werden dynamisch erzeugt, gestützt auf die aktuellen Dateninhalte aus der Fallführung. Von der Anschrift und der Anrede bis hin zu Fallreferenzen und internen Unterschriftsregelungen - alles wird korrekt eingehalten. Das generierte Schriftgut wird automatisch abgelegt, direkt zum jeweiligen Fall. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumenten Management.