Glaux Soft Know-how: Die Krux mit der Prozessmessung (Teil 2)

Sich verändernde Prozesse gehören zum Geschäftsalltag. Um diese Veränderungen zu bewältigen, bedarf es einer strukturierten und kontinuierlichen Vorgehensweise im Qualitätsmanagement. Denn nur wer sicher ist, dass seine Prozesse auch greifen, kann langfristig den Unternehmenserfolg sicherstellen. Einen Ansatz, wie die Wirksamkeit eines ISO 9001 Qualitätsmanagementsystems wirkungsvoll gemessen werden kann, zeigt dieser Beitrag.

Kombiniert wird ein spezifisches ISO 9001 Prozessmodell mit den standardisierten Messmetriken von COBIT 5 PAM (Process Assessment Model). Ziel ist es, die strukturierten Elemente des COBIT Prozessmodells innerhalb eines individuellen Qualitätsmanagementsystems einzusetzen. Daraus resultiert der Prototyp eines Prozessmessinstruments, wie es nachfolgende Grafik visualisiert.

Die innerhalb dieses Systems visualisierte Methodologie basiert auf einer zweistufigen, sich gegenseitig beeinflussenden Vorgehensweise.

In einem ersten Teilprozess, der Prozessmodellverknüpfung, werden die eigenen, individuellen ISO 9001 Prozesse einem generischen Prozessmodell für IT KMU zugeordnet. Dies geschieht in drei Einzelschritten:

• Als erstes muss das generische Prozessmodell für IT KMU verstanden werden, denn dieses ist existentieller Bestandteil des zuvor skizzierten Messinstruments und bildet die Basis für alle weiteren Einzelschritte.
• Nun werden die eigenen, individuellen ISO 9001 Prozesse je einem Prozess des generischen Prozessmodells zugewiesen. Dazu werden fünf verschiedene Prozessmerkmale je eines individuellen und eines generischen Prozesses analysiert und einander gegenübergestellt.
• Bei ausreichender Ähnlichkeit resultiert daraus eine belastbare Verknüpfung der beiden Prozesse, welche im Messinstrument dokumentiert wird.

Für alle individuellen Prozesse durchgeführt, ergibt dieser erste Schritt eine komplette Verknüpfung der beiden Prozessmodelle, so dass jeder individuelle Prozess mit einem generischen Prozess in Verbindung gebracht werden kann.

Basierend auf diesen verknüpften Prozessmodellen kann im zweiten Teilprozess, der Prozessreifegradmessung, die eigentliche Prozessqualität gemessen werden. Dies erfolgt in fünf Einzelschritten:

1. Unter Beachtung der Unternehmensziele werden die zu prüfenden Prozesse bestimmt. Damit wird das übergeordnete Ziel verfolgt, die verfügbaren Ressourcen in die Verbesserung der strategisch priorisierten Unternehmensprozesse zu investieren.
2. Dann wird für jeden dieser Prozesse ein zu erreichender Reifegrad definiert. Dahinter steckt wiederum die strategische Überlegung, dass nicht für jeden Prozess der höchstmögliche Reifegrad erreicht werden muss, um die gesetzten Unternehmensziele erreichen zu können.
3. Anschliessend erfolgt die eigentliche Messung der Prozessreife, wobei sich das Messinstrument auf die standardisierten Methoden von COBIT 5 PAM bezieht. So bedarf es zur Erreichung jeden Maturitätslevels die Erfüllung prozessspezifischer (für Level 1) respektive generischer (Levels 2 – 5) Ausprägungen. Über die dokumentierte Verbindung der COBIT 5 Prozesse zu den Prozessen des generischen Prozessmodells, kombiniert mit der initial hergestellten Verknüpfung eben dieses generischen Prozessmodells mit den individuellen Prozessen, wird so die Nutzung der COBIT 5 Messmethodik innerhalb des eigenen, individuellen Qualitätsmanagementsystems möglich.
4. Entsprechend den je Prozess ermittelten Messwerten erfolgt die Einstufung jedes Prozesses in den entsprechenden Reifegrad. Dabei werden insgesamt sechs unterschiedliche Reifegrade unterschieden.
5. Abschliessend werden die ermittelten Reifegrade mit den zuvor definierten Zielreifegraden verglichen, wobei bei negativen Abweichungen entsprechende Verbesserungsmassnahmen eingeleitet werden.

Die Wirksamkeit der umgesetzten Verbesserungsmassnahmen wird zu gegebener Zeit wiederum mit der beschriebenen Prozessreifegradmessung ermittelt. Führt eine Verbesserung zu einer strukturellen Anpassung des individuellen ISO 9001 Prozessmodells, so wird vor der erneuten Messung zuerst wiederum die Prozessmodellverknüpfung durchgeführt.

Der Einsatz dieses Messinstruments erlaubt also die strukturierte, nachvollziehbare und vergleichbare Messung von Prozessreifegraden in ISO 9001 Qualitätsmanagementsystemen. Eine der umfassendsten Herausforderungen im kontinuierlichen Verbesserungsprozess von ISO 9001 lässt sich so nachhaltig adressieren. Die ermittelten Resultate erlauben dem Management, einen strukturierten Überblick über den Zustand des Managementsystems und der zugrunde liegenden Prozesse zu erhalten. Auf dieser Basis lassen sich dann mit begrenzten Ressourcen gezielt Verbesserungen dort initiieren, wo sie die Erreichung der Unternehmensziele optimal unterstützen.