Kanzlei & Registratur

Lösungen für Kanzlei und Registratur
rund um Geschäftsverwaltung und Records Management

Geschäftsverwaltung (GEVER)

Geschäftsverwaltung GEVER

evidence case manager erfüllt die GEVER-Anforderungen nach einer rechtskonformen und transparenten Aktenführung (Records Management). Diese vereint sie mit einer zuverlässigen Geschäftskontrolle (GEKO) und einer flexiblen Ablaufsteuerung (Workflow). Die Lösung wird seit Jahren erfolgreich eingesetzt und bietet dank Integration in die Office-Anwendungen hohe Benutzerakzeptanz. Automatische Schriftguterstellung evidence eDoc inbegriffen! Weitere Infos zu evidence case manager finden Sie in der Lösungsbeschreibung und in der Broschüre.

Aktenverwaltung und Registratur

Auch in Zeiten der zunehmend papierlosen Büros gilt es, das elektronische Schriftgut zu verwalten und physische Ablagen systematisch zu registrieren. Dazu werden Dokumente gleich bei Eingang registriert und dem richtigen Fall zugeordnet. Die Fallführung basierend auf evidence liefert das dazu notwendige digitale Arbeitsmittel. Auf Wunsch kann z.B. beim Scannen im Posteingang gleich ein Barcode ausgegeben werden zur eindeutigen physischen Identifizierung eines Dokumentes.

Aktenverwaltung und Registratur

Dokumenten-Management und Archivierung

Zusammenarbeite, DMS

Die Zusammenarbeit zwischen Personen in der öffentlichen Verwaltung ist sehr oft die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Traditionelle File-Server werden diesen Anforderungen nicht mehr gerecht. Deshalb braucht es Dokumenten- und Records-Management-Systeme. Klassischerweise ein Bestandteil der GEVER-Lösung, kann die Arbeit mit Dokumenten und das damit verbundene Lebenszyklus-Management, auch unabhängig von den anderen Modulen eines GEVER-Systems genutzt werden. Beispiele dafür sind verschiedene spezifische Fachanwendungen wie z.B. dieses Referenzprojekt in der Gesundheitsdirektion des Kantons Zürich.

Aktivitäten- und Pendenzenverwaltung

Zusammenarbeit dreht sich nicht nur um die Arbeit an Dokumenten. Sie beinhaltet auch die unstrukturierte Zuweisung von Aufgaben (Pendenzen) sowie eine Dokumentation des Arbeitsfortschritts mit Aktivitäten. So sind immer alle Beteiligten eines Dossiers oder Geschäfts auf dem gleichen Stand und das Nachfragen per Email und Telefon kann reduziert werden. Details dazu finden Sie im Lösungsbeschrieb.

Aktivitäten, Pendenzen

Sitzungs- und Protokollverwaltung

Sitzungen, Protokolle

Eine moderne Protokoll- und Sitzungsverwaltung ist für eine strukturierte Durchführung effizienter Meetings von entscheidender Bedeutung. evidence case manager bietet mit seinen flexiblen Bausteinen die optimale Grundlage für eine übergreifende und integrierte Abwicklung aller Sitzungen. Mit der effizienten Vorlagenverwaltung in evidence eDoc wird das Protokoll automatisiert erstellt. So können auch Traktanden- oder Pendenzenlisten erstellt werden. In Zeiten der digitalen Transformation empfehlen wir jedoch, diese Inhalte über die evidence Web-Oberfläche auf Tablets oder Smartphones zur Realtime-Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Damit besteht auch die Möglichkeit, die erfassten Informationen in einem RIS (Ratsinformationssystem) oder auf jedem anderen Portal zu publizieren.