Elektronische Signatur

Prozess-Schritte, in denen eine erhöhte Verbindlichkeit und Nachvollziehbarkeit verlangt werden, lassen sich oft nur teilweise digital abbilden. Häufig müssen Dokumente den Umweg über Drucker und Papier nehmen, um rechtsgültig unterzeichnet zu werden. Mit evidence kann dieses Problem ohne Medienbruch und mit dem höchstmöglichen Standard (QES) gelöst werden.

Ein vollständig digitaler Prozess spart Kosten und Zeit. Sie optimieren Ihre Geschäftsprozesse und reduzieren die Aufwendungen für Transport, Druck, Ablage und Versand von Dokumenten. Der in evidence integrierte Signier-Dienst erlaubt es Ihnen, rechtsgültige Unterschriften überall dort in die Geschäftslogik einzubauen, wo es Ihre Prozesse verlangen.

In einer Welt ständig neuer Cyber-Attacken steigt neben dem Wunsch einer sicheren Datenhaltung auch das Bedürfnis nach einer maximalen Beweiskraft. Sei es bei der Bearbeitung von wichtigen Dokumenten

oder auch beim Abschluss von Verträgen aller Art. Obschon das schweizerische Vertragsrecht auf dem Prinzip der Formfreiheit beruht, verlangen immer mehr Firmen und Organisationen eine zusätzliche Sicherheit und Willensbekundung in Form einer handschriftlichen Unterschrift.

Wir alle kennen die Situation – der wichtige Vertrag mit dem neuen Lieferanten trifft in elektronischer Form bei Ihnen ein. Sie drucken ihn aus, lassen ihn von den Verantwortlichen unterschreiben und senden ihn anschliessend per Post zurück.

Ein umständlicher Prozess mit grossem Optimierungspotential, speziell wenn Unterschriften von Personen an verschiedenen Standorten benötigt werden. Zudem können Dokumente verloren gehen, was eine grosse Prozessverzögerung und Mehraufwände mit sich bringt.

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Signatur per Drag and Drop

Vergessen Sie das umständliche und teure Ausdrucken, Versenden und wieder Einscannen von Dokumenten. Vermeiden Sie Medienbrüche und signieren Sie direkt in evidence mit dem Add-On Elektronische Signatur. Unterstützt wird sowohl die rechtsverbindliche Einzel- als auch die Kollektivunterschrift für Dokumente aller Art.

Sie klicken einfach auf den Signatur-Button oder ziehen Ihre Unterschrift per Drag and Drop in das Dokument und platzieren die visuelle Signatur an der richtigen Stelle. Falls gewünscht, sogar mit „echter“ hinterlegter handschriftlicher Unterschrift. So kommt auch die optische Darstellung im Dokument nicht zu kurz.

Bestätigung via Smartphone

Mit Ihrem Smartphone bestätigen Sie dann durch Eingabe des Passwortes Ihre Identität. Schon ist das Dokument rechtsgültig signiert und zusätzlich mit einem Zeitstempel versehen. Mit dem integrierten PDF-Viewer im Add-On Elektronische Signatur können Sie jederzeit überprüfen, durch wen das Dokument elektronisch unterschrieben wurde und ob die Unterschriften gültig sind. Alles elektronisch, alles rechtsgültig, jederzeit nachvollziehbar und ohne umständlichen Download des Dokumentes.

1. Der Benutzer entscheidet sich ein Dokument elektronisch zu unterzeichnen.
2. evidence berechnet aus dem Dokument einen Hash-Wert (Komprimate ohne Rückschluss auf den Inhalt des Dokuments). Der Hashwert beinhaltet somit keine Daten.
3. Der Hash-Wert wird an den Certificate Service Provider übermittelt. Das eigentliche Dokument verlässt die evidence Anwendung zu keinem Zeitpunkt. Der gewünschte Sicherheitslevel ist somit immer gewährleistet.
4. Zur Willensbekundung wird dem Benutzer eine entsprechende Aufforderung auf sein Mobilgerät geschickt.
5. Mittels Eingabe des PIN Codes bekräftigt der Benutzer seinen Willen zum Signieren des Dokumentes.
6. Der Certificate Service Provider erstellt die Elektronische Unterschrift. Diese besteht aus dem ursprünglichen Hash-Wert, einem qualifizierten Zeitstempel und der Information über den willensbekundenden Benutzer.
7. Die elektronische Signatur wird an die evidence Fachanwendung zurückgeschickt.
8. Die elektronische Signatur wird im betreffenden Dokument innerhalb der evidence Geschäftsanwendung hinterlegt.

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die Signatur der Wahl, wenn es um wichtige Verträge geht. Die QES ist der handschriftlichen Signatur rechtlich gleichgestellt und der höchste Standard.

Die gesetzliche Grundlage dazu liefert Artikel 14 Absatz 2bis des Obligationenrechts: „Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist die qualifizierte elektronische Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat einer anerkannten Anbieterin von Zertifizierungsdiensten im Sinne des Bundesgesetzes vom 19. Dezember 2004 über die elektronische Signatur beruht.“

Die QES ist deshalb immer dann zu verwenden, wenn die höchst mögliche Beweiskraft notwendig ist, wenn das Gesetz die Schriftlichkeit verlangt oder interne Vorschriften des Unternehmens es vorschreiben.

Voraussetzungen für QES sind:

• Mobiltelefon mit Mobile-ID fähiger SIM-Karte oder Smartphone mit Mobile ID App,
  Link für iPhone und für Android Smartphones
• Die Person muss sich bei einer zertifizierten Registrierungsstelle, wie z.B. der Glaux Soft AG, identifizieren. Die QES erfordert dabei eine persönliche Identifikation mit ID oder Pass, die jeder Signierende einmalig durchlaufen muss.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch. Wir stellen Ihnen das evidence Add-On Elektronische Signatur gerne vor.