Um eine kontinuierliche Vertragsbewirtschaftung sicherzustellen, wird eine vielseitige, abteilungsübergreifende Vertragsmanagementlösung benötigt. Eine solche Lösung muss alle involvierten Fachstellen bei der Erstellung, Bewirtschaftung und Verrechnung von Verträgen, Lizenzen, Patenten und dem geistigen Eigentum unterstützen. Sie muss das Vertragsrisiko transparent machen und das Lieferantenrisiko minimieren.

Dies ist nur mit guten Entscheidungshilfen möglich, die auf Knopfdruck die aktuellen Verpflichtungen widerspiegeln und alle relevanten Daten elektronisch verfügbar machen. Nur dank einem vollintegrierten Terminmanagement werden Sie rechtzeitig an Verpflichtungen, Vertragsabläufe, Kündigungsfristen und Verlängerungen erinnert.

Download Flyer

Nebst Firmen-, Berater- und Personendaten mit unterschiedlichen Adressen und Rollen werden auch Beziehungen zwischen Personen und Firmen (auch Holdingstrukturen) abgebildet. Beziehungsnetze unter den vertragsinvolvierten Parteien, vom externen Anwalt bis zum Kundenverantwortlichen werden hier aufgezeigt. Weitere soziodemographische Merkmale wie z.B. politische oder Verwaltungsratsmandate werden ebenfalls unterstützt.

Aufgaben, Aktivitäten und Verträge werden nach Ablauf- bzw. Aktivitätsterminen verwaltet und kontrolliert. Das System informiert automatisch über die nächste Terminfälligkeit. So stellen Sie sicher, dass Sie keine Ablauf-, Erneuerungs- oder Kündigungstermine mehr verpassen. Sollte es doch einmal dazu kommen, können verstrichene Termine auch eskaliert werden.

Mit dem integrierten Dokumenten-Management-System werden die Verträge und Dokumente abgelegt, versioniert, indexiert und mit Kunden und Geschäften verknüpft. Mit der Volltextsuche finden Sie alle relevanten Einträge in Dokumenten und in der Datenbank. evidence unterstützt ebenfalls Scanningprozesse für die Massenerfassung grosser Vertragsvolumen.

Die Bewertung und Beurteilung von Lieferanten wird von vielen QS-Systemen gefordert. Die Beurteilungskriterien der Lieferanten werden in einem SOLL-Profil standardisiert. Damit wird eine strukturierte Klassifizierungsauswertung (Scoring) ermöglicht. Die Messkriterien in den Bereichen Preis, Termintreue, Prozessqualität, Services, Bonität, usw. können flexibel definiert und bewertet werden. So gewinnen Sie schnell einen Überblick über die Leistungsfähigkeit und die Risiken in der Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten.

Schnittstellen

Durch die Anbindung von Umsystemen wie ERP werden auch Auftragsabwicklungsdaten (Termintreue, Lieferqualität, Reklamationen) in die Bewertung direkt mit einbezogen. Die Auswahl eines Lieferanten für ein neues Geschäft erfolgt auf der Basis der effektiven Leistungsfähigkeit, respektive der aktuellen Beurteilung. Die Wirksamkeit von vereinbarten Massnahmen zu Verbesserung der Dienstleitungsqualität eines Lieferanten kann transparent nachvollzogen werden.

Verpflichtungen aus Lizenzverträgen einzuhalten, ist für Ihre IT-Abteilung besonders herausfordernd. Für unzählige Programme, die auf den Rechnern Ihrer Organisation installiert sind, gelten unterschiedliche Lizenzbedingungen. Einfach einige Lizenzen zu viel einzukaufen ist viel zu kostspielig. Besser, Sie setzen auf das professionelle evidence Lizenz-Management.

Sämtliche Vertragsdaten können einfach in Listenform oder als Grafik überwacht und dargestellt werden. evidence bietet dazu mit integrierten Abfragen und dem Reporting-System vielseitige Möglichkeiten, z.B. auch strategische Informationen, die in konzentrierter Form an das Management oder an ein MIS weitergegeben werden können.

• Vollständiger und aktueller Überblick
• Zeitgewinn und Kostenreduktion
• Motivation und Sicherheit für alle
• Gezielte Suche nach Informationen
• Umfassendes Termin-Management
• Effektive Kosten- und Budgetkontrolle
• Individuelle Autorisation für Zugriff/Modifikation
• Ideale Voraussetzungen für Vertragsanalysen
• Funktionale Erweiterungen jederzeit möglich

Diese Vertragsverwaltung ist eine evidence Webanwendung. In unseren Referenzprojekten finden Sie Anwendungsbeispiele von evidence contract management.