Digitalisierung beschleunigen

„Adaptive Case Management“ –
Digitalisierung dynamischer Prozesse

Heute folgt Arbeit von Fachspezialisten meist nicht mehr klar strukturierten, sondern dynamischen Prozessen. Die Vorgangsbearbeitung erfolgt allein oder als Zusammenarbeit im Team auch über Abteilungsgrenzen hinweg. Wichtig ist allein die Zielerreichung. Dabei stehen die Erfahrung und das Wissen der Mitarbeitenden im Vordergrund. Herkömmliche Software, die vorgegebenen Prozessen folgt, kann dafür nur bedingt eingesetzt werden. Hier verlangt die digitale Transformation nach neuen Ansätzen wie Adaptive Case Management.

Wann welche Software sinnvoll ist, zeigt die folgende Gegenüberstellung der Prozessarten:

Dynamische Prozesse

  • sind nicht genau vorhersehbar / planbar
  • sind Geschäftsfälle mit definierten Zielen
  • ist „Wissensarbeit“ von Fachspezialisten
  • sind keine Routinearbeiten
  • benötigen Zugriff auf alle relevanten Kontextinformationen und Historie (über Datensilos hinweg)
  • Die Prozessabwicklung / Ablaufsteuerung ist abhängig von vorherigen Entscheiden (Pendenzenverwaltung, Terminsteuerung)
  • Entscheidungsprozesse sind für andere nicht nachvollziehbar
  • Auskunftsbereitschaft ist nur bei Fachspezialisten vorhanden

Lösung:

Geschäftsfälle müssen ad hoc angepasst werden können evidence acm Adaptive Case Management für die situationsbedingte Fallbearbeitung. Schauen Sie sich doch das folgende, kurze Video dazu an.

Fixe Prozesse

  • sind vordefiniert und starr
  • sind Prozesse irgendwelcher Art: „Der Weg ist das Ziel“
  • sind auch durch Nichtspezialisten ausführbar
  • sind Routinearbeiten
  • Arbeit wird wie geplant ausgeführt; Einschränkung des Handlungsrahmens durch vorgegebene Regeln
  • Ablauf wird beim Design festgelegt
  • Nachvollziehbarkeit (Transparenz) ist für alle Berechtigten
    gegeben
  • Meist nur Informationen zur aktuellen, isolierten Aufgabe

Lösungen:

evidence case manager für strukturierte Fallbearbeitung (Fachlösungen, GEVER, Records Management)

evidence Business Software für individuelle Lösungen

Schneller digitalisieren

mit evidence acm für die situative Fallbearbeitung.

Demo anfordern

Anzeichen dafür, dass Sie in Ihrer Unternehmung ACM benötigen:

„Ich muss zu jeder Zeit alles tun können, weil …“
„Ich muss immer den gesamten Kontext und die Historie kennen, um zu entscheiden, wie ich vorgehe.“
„Das was wir hier machen, ist hochindividuell. Das lässt sich nicht durch starre Prozesse vorgeben.“

Mögliche Einsätze für ACM in verschiedenen Branchen und Abteilungen finden Sie unter den Lösungen, von der Akquise bis zum Kundendienst.

Key Benefits von evidence acm

Flexibilität: vordefinierte Cases anpassen, eigene Workflows und Cases modellieren, Arbeitsschritte den fallspezifischen Besonderheiten anpassen
Geschwindigkeit: Fachspezialist kann seine Arbeit schneller erledigen, zusätzlich unterstützt durch automatische Dokumentenerstellung (eDoc) Outlook-Anbindung, Dokumenten-Triagierung
Nachvollziehbarkeit: Alle geplanten und getätigten Schritte sind dokumentiert und für alle transparent und nachvollziehbar
Zusammenarbeit: Übergreifende Tätigkeiten über Systemgrenzen und Abteilungen hinweg kontextbezogen abwickeln
Einfachheit und Mobilität: Moderner, einheitlicher, bedienungsfreundlicher Web-Client auf allen Geräten (Smartphone, Tablet, Laptop, PC)

Bereit für die Details? So funktioniert evidence acm

Im Zentrum des Adaptive Case Management steht das eDossier oder auch der Case (Fall). Stellen Sie sich den Case analog zum physischen Dossier vor: er beinhaltet alle relevanten Informationen und Dokumente zu einem Sachverhalt. Zusätzlich erinnert Sie der Case an ablaufende Fälligkeitsdaten, steuert den dynamischen Prozess über alle Phasen hinweg und informiert andere Beteiligte.

Der Case orchestriert damit die notwendigen Arbeiten zur Erreichung des definierten Zieles.

Kontextbezogene Case-Bearbeitung

Kontextbezogene DossierbildungDer Case fungiert als Container und durchbricht so die bestehenden Silo-Abläufe

ACM integriert Informationen zu Cases und stellt dem Anwender Metadaten, Aufgaben, Prozessinformationen und Dokumente an einem zentralen Speicherort und mit einer einheitlichen Oberfläche zur Verfügung. So finden Sie die relevanten Informationen und Dokumente kontextbezogen immer an einem zentralen Ablageort.

  • Der Case fungiert als Daten-Container und durchbricht so die bestehenden Silo-Abläufe. Damit haben alle Beteiligten das gemeinsame Ziel im Blick. Komplexe Arbeitsabläufe werden über Geschäftsbereiche und Applikationen hinweg koordinierbar. Das Resultat: zuverlässigere, schnellere und kosteneffiziente Prozesse.
  • Durch die lückenlose Dokumentation der einzelnen Sachlage erleichtern Sie das Leben der Anwender und erhöhen nicht nur deren Produktivität, sondern auch die Qualität der Abwicklung. Auf einen Blick erkennen Sie den aktuellen Stand und können so schneller zu einer fundierten Entscheidung gelangen.
  • Nutzen Sie die bereits vorhandenen Vorlagen und beschleunigen Sie die Erstellung eines Case.
Dossier erstellenKontextbezogenes Dossier erstellen

Flexible Prozessentwicklung

  • Modellieren Sie die einzelnen Phasen mit sogenannten Stages. Pro Stage fügen Sie die zu erledigenden Aufgaben hinzu.
  • Basierend auf vorhandenen Informationen, Vorschlägen vom System und vor allem der Erfahrung der Mitarbeitenden wählen Sie den nächsten Schritt der Abarbeitung.
  • Neue Ausführungsschritte können während der Laufzeit jederzeit hinzugefügt werden.
  • Starten Sie bei Bedarf vorgefertigte Workflows wie z.B. «Feedback einholen» oder «Genehmigung».
  • Setzen Sie Geschäftsregeln und geben Sie so den Mitarbeitenden der Fachseite grösstmögliche Flexibilität in der Ausgestaltung der Automatisierung für die strukturierten Abläufe.
  • Integrieren Sie Daten aus Umsystemen nach Bedarf und unter Verwendung unserer Best Practice.
Workflow definierenMit evidence acm einen Workflow definieren

Schnelle und einfache Daten-Modellierung

  • Mittels Editor können Sie die Felder eines Falles frei gestalten.
  • Oder Sie nutzen die bestehenden Vorlagen und passen die Felder nach Wunsch an.
  • Sie können die Felder nach Wunsch aufteilen und die Labels der einzelnen Felder anpassen.
  • Die Mobilfähigkeit des Case bleibt bei Modifikationen oder der Neugestaltung der Felder jederzeit bestehen.

Eigene Vorlagen wiederverwenden 

  • Speichern Sie bestehende Case-Vorlagen für zukünftige Modellierungen. Das System „lernt“ aus dem Vorgehen der Benutzer und aus bereits abgewickelten Geschäftsfällen.
  • Teil der Vorlagen sind die Stammdaten des Case, die Stages, die Aufgaben pro Stage wie auch das Berechtigungsmodell.
Daten-ModellierungFelder frei gestalten und eigene Vorlagen wiederverwenden

Dynamische Berechtigungsvergabe

  • Definieren Sie Standardberechtigungen pro Case-Vorlage oder nutzen Sie die bestehenden Berechtigungen aus den vorhandenen Vorlagen.
  • Nutzen Sie den visuellen Editor zur Bearbeitung der Berechtigungen.
  • Weitergehende Berechtigungsanforderungen können jederzeit auf der evidence Plattform umgesetzt werden.
evidence Flyer

Integrierte Adressverwaltung

Bei den meisten Case-Typen ist die Interaktion mit Adressen eine wichtige Anforderung für die vollständige Abdeckung des Prozesses. evidence acm beinhaltet daher eine umfassende Adressenverwaltung.

  • Verwalten Sie Adressen von Kunden, Gegenparteien, Lieferanten, Mitgliedern oder anderer im Case-Kontext beteiligter Personen
  • Nutzen Sie die Adressen auch zur Erstellung von Dokumenten mit evidence eDoc
evidence eDoc
Startportal evidence adaptive case managementStartportal evidence Adaptive Case Management

Startseite frei gestalten

Das Startportal von evidence acm kann durch jeden Anwender frei, nach seinen Vorstellungen, konfiguriert werden – für einen noch effizienteren Einstieg in die Prozesse.

evidence acm Prospekt herunterladen

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Wir zeigen Ihnen gerne die Möglichkeiten, die sich für Ihre Unternehmung bieten!

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