Vertragsverwaltung Stadt Zürich

Grosses Vertragsvolumen einfach verwaltet mit evidence contact management

Stadt Zürich Tiefbau und Entworgung
Das System trägt wesentlich zu einer effizienten Vertrags-verwaltung bei und steigerte die Produktivität der Mitarbeitenden beträchtlich.
Christian Lindenmann, Dr. jur.Rechtsdienst ERZ
evidence contract management

Die rechtlichen Verpflichtungen der Entsorgung und Recycling Zürich sind vielfältig. Sie umfassen u.a. Aufträge, Bürgschaften, Dienstbarkeiten, Kaufverträge, Lizenzverträge, Miet-und Pachtverträge sowie Wartungs- und Werkverträge. Aufgrund des sehr grossen Vertragsvolumens mit mehreren hundert Vertragskombinationen ist eine automatische Terminüberwachung zwingend. Mittels Outlook-Integration im evidence contract management, werden die Mitarbeitenden rechtzeitig über Verpflichtungen per E-Mail informiert.

Weitere Anforderungen an die Vertragsverwaltung waren:

  • Flexibles Vertragsmanagement,
  • Führung der Kunden– und Lieferantenadressen,
  • Abbildung der Vertragsdokumente (Word, PDF),
  • Erfassung der Detailinformationen der Verträge,
  • vollautomatische Terminüberwachung,
  • Workflowunterstützung für Vertragsüberwachung,
  • einfaches Reporting,
  • schnelle Gesamtübersicht eines Vertragsverhältnisses (Beziehungen),
  • Integration in MS-Bürokommunikationsplattform und
  • einfaches Bedienen eines komplexen Berechtigungsmoduls.

Dank der übersichtlichen Benutzeroberfläche war nur ein minimaler Schulungsaufwand notwendig.

Die evidence Vertragsverwaltung basiert auf der evidence Anwendungsplattform und wird laufend weiterentwickelt.

Über das Amt: Im Tiefbau- und Entsorgungsamt (TED) arbeiten rund 1’700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der Fachbereich Rechtsdienst bildet zusammen mit den Fachbereichen Verkehrsbauten, Verkehrsplanung und Baukoordination den Geschäftsbereich Planung und Recht des Tiefbauamtes. Dieser befasst sich mit der städtischen Verkehrsplanung und der Definition von Tiefbauprojekten im öffentlichen Grund. Er hat verschiedene Querschnittfunktionen in den Bereichen Raumsicherung, Baugesuche, Gestaltung des öffentlichen Raumes, Baukoordination, GIS-Koordination, Konzessionen (Verwaltung des öffentlichen Grundes) und Rechtsfragen wahrzunehmen.

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