Spätestens mit dem ersten Lockdown zu Beginn der Covid-Pandemie waren Projektteams dazu gezwungen, ihre Arbeit ausschliesslich online zu verrichten und zu koordinieren. Während die Zusammenarbeit zwischen Glaux Soft und den Kunden bereits vorher vielfach virtuell verlief, gab es dennoch ein persönliches Kick-Off-Meeting und vereinzelt Workshops, in denen sich die Beteiligten gegenüber sassen. Mit welchen Herausforderungen werden nun Teams – Glaux Soft- und Kundenmitarbeitende – konfrontiert, wenn sie sich von Anfang an nur virtuell kennen und gemeinsam an einer neuen Softwarelösung arbeiten?

Jris Schneiter, Projektleiterin und Requirements Engineer bei Glaux Soft, ist dieser Frage in ihrer Abschlussarbeit des CAS Digitalisierung in der Arbeitswelt – Psychologische Perspektiven der Hochschule für Angewandte Psychologie FHNW nachgegangen. Sie hat analysiert, welche drei Faktoren die Glaux Soft in virtuellen Requirements Engineering Workshops mit neuen Kunden positiv beeinflussen können. Sowohl Mitarbeitende von Glaux Soft als auch deren Projektkunden nahmen an Jris Schneiter Studie teil und äusserten sich in Interviews respektive einer Umfrage zum Thema. Mit ihren Fragen hat Schneiter auf die Unterschiede zwischen Online-Workshops und solchen vor Ort bei den Kunden abgezielt, um herauszufinden, welche Faktoren besonders ins Auge gefasst werden müssen, um die virtuelle Teamarbeit zu fördern.

Um die Antworten zu ordnen, hat Schneiter das Mensch-Technik-Organisation-Modell von Strohm und Ulich (1997) beigezogen. Mensch, Technik und Organisation – Mitarbeitende und Motivation, Werkzeuge und Technologien, Management und Prozesse – gelten als voneinander abhängig und wirken zusammen auf die gemeinsam zu erfüllende Aufgabe. Das Modell kann als soziotechnisches Analyse-, Bewertungs- und Gestaltungskonzept betrachtet werden. Das bedeutet für Schneiters Studie, dass die befragten Glaux Soft Mitarbeitenden mitgeholfen haben, die Unterschiede zu kategorisieren.

Welche Unterschiede von online Requirements Engineering Workshops zu solchen vor Ort ergibt die Analyse?

Am meisten Unterschiede sehen die Befragten im Bereich Technik, gefolgt von der Organisation und, mit kleinem Abstand, dem Menschen. Die Unterschiede in Sachen Technik betreffen Themen wie zum Beispiel IT-Sicherheit, mangelndes technisches Wissen, fehlende Infrastruktur oder der schwierige Einbezug aller Teilnehmenden eines Workshops. Organisatorisch sind es fehlendes Vertrauen in die Teilnehmenden, wenig Flexibilität, ein zu schneller Projektstart oder höheres Ablenkungspotential während des Workshops. Und die Unterschiede im Bereich Mensch zeigen sich etwa beim fehlenden Onboarding, dem schwierigeren Aufbau einer gemeinsamen Kultur oder dem fehlenden «Wir-Gefühl».

Die Interviewteilnehmenden durften die die von ihnen genannten Unterschiede schliesslich in positive und negative unterteilen, wobei sie jeweils die drei relevantesten Unterschiede nannten, unabhängig von der Kategorie. Bei dieser Unterteilung fallen der Technik mit Abstand die meisten negativen Unterschiede zu, gefolgt von der Organisation. Bei den positiven zeigt sich das umgekehrte Bild: im Bereich des Menschen wurden die meisten positiven Unterschiede genannt, gefolgt von der Organisation.

Mit den Unterschieden ist es jedoch noch nicht getan. Welche drei Faktoren die virtuelle Zusammenarbeit bei Requirements Engineering Workshops fördern, finden Sie im nächsten Beitrag zu Jris Schneiters Studie heraus.