Kunden und Glaux Soft Mitarbeitende sind einer Meinung: Requirements Engineering Workshops vor Ort sind effizienter und effektiver als Online-Workshops. Trotzdem müssen Bedingungen möglich sein, um die virtuelle Projektarbeit zu fördern. Nicht zuletzt dann, wenn Projektmitarbeitende auf Kunden- und Lieferantenseite sich von Beginn weg nicht persönlich treffen können – sei es auf Grund einer Pandemie oder lediglich zu grosser räumlicher Distanz.
Jris Schneiter hat sich dieser Thematik angenommen (siehe Beitrag). In den Interviews mit Glaux Soft Mitarbeitenden und der schriftlichen Befragung von Kunden hat sie nicht nur auf Unterschiede zwischen virtuellen Workshops und jenen vor Ort abgezielt, sondern sie wollte auch wissen, welche Faktoren für eine gelungene virtuelle Zusammenarbeit am Erfolg versprechendsten sind. Hier sind die drei wichtigsten Faktoren:
- Funktionierende Technik
Die technische Infrastruktur soll nicht bloss vorhanden sein und funktionieren – offenbar keine Selbstverständlichkeit –, sondern die Workshopteilnehmenden müssen diese ebenso kennen und bedienen können. Die üblichen Kommunikations- und Koordinationsschwierigkeiten verstärken sich auf Grund des räumlichen, zeitlichen und organisatorischen Settings im virtuellen Raum und bedürfen deshalb besonderer Beachtung. Die Technik bildet also das Fundament, auf dem ein erfolgreicher virtueller Workshop stattfinden kann. Sie soll Medium sein, nicht Störgeräusch. - Investition in Onboarding und Projektkultur
Wird der virtuelle Projektstart versäumt oder die Beteiligten nicht genügend an Bord geholt (Stichwort: Onboarding), werden die darauf folgenden, virtuellen Workshops darunter leiden. Auch wenn der organisatorische Aufwand für den virtuellen Start grösser ausfallen mag, lohnt sich diese Investition: Die gemeinsame Projektkultur und die Bildung des Teams mit Rollen, Aufgaben und einem Ziel stellen ebenso Eckpfeiler einer virtuellen Zusammenarbeit dar wie Workshops vor Ort. Wie Schneiter in ihrer Studie anmerkt, handelt es sich hier um kommunikationsintensive Aufgaben, die virtuell bewältigt werden müssen. Umso wichtiger ist, dass die Projektmitglieder bereit sind, den zusätzlichen Organisationsaufwand mitzutragen. - Organisiertes Vertrauen
Fehlen Möglichkeiten, zwischen Tür und Angel oder beim Pausenkaffee Absprachen unter Projektmitgliedern zu machen, braucht es eine starke Organisation. Die virtuelle Zusammenarbeit während Workshops erfordert, dass Strukturen, Prozesse, Ziele und Vorgehensweisen klar definiert sind und von allen Beteiligten eingehalten werden. Vertrauen spielt hier laut den Studienergebnissen eine zentrale Rolle: Mangelndes Vertrauen unter den Beteiligten oder, umgekehrt, das von der Führung entgegengebrachte Misstrauen sind einer guten virtuellen Zusammenarbeit ebenso, wenn nicht stärker abträglich als bei einer Vor-Ort-Zusammenarbeit. Den virtuellen Projektteams fehlt eine persönlich gewachsene Vertrauensbasis. Virtuell muss sie gezielter aufgebaut und gepflegt werden. Vertrauen stärkt die Beziehungen unter den Projektbeteiligten und erlaubt es ihnen davon auszugehen, dass alle anderen genauso ihre Beiträge für eine effektive und effiziente Workshopdurchführung und Anforderungsklärung leisten.
Die technischen, menschlichen und organisatorischen Einflussfaktoren versprechen an sich zwar keine Effizienz und Effektivität für Requirements Engineering Workshops von ausschliesslich virtuellen Projektteams. Aber sie bilden eine notwendige Basis, mit der sich eine stärkere Auseinandersetzung und Kommunikation darüber auszahlt.
Möchten Sie mehr über die Thematik erfahren, dann kontaktieren sie Jris Schneiter direkt.
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